Hubspot mit Funnelspot verknüpfen

SOP: Funnelspot mit HubSpot über Zapier verbinden (Termin- & Kontaktdaten synchronisieren)

Zweck der SOP

Diese SOP beschreibt, wie HubSpot über Zapier mit Funnelspot verbunden wird, sodass Kontakte (z. B. aus Terminbuchungen oder Formularen in HubSpot) automatisch in Funnelspot angelegt oder aktualisiert werden.

Zielgruppe

• Funnelspot-Nutzer:innen

• Kunden mit HubSpot- und Funnelspot-Setup
  

Voraussetzungen

• Aktiver Funnelspot-Account

• Aktiver HubSpot-Account

• Zapier-Account

• Zugriff auf HubSpot & Funnelspot API-Schlüssel

• HubSpot-Formular oder Kalender (z. B. Terminbuchung)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Zapier öffnen und neuen Zap erstellen

1. Logge dich in Zapier ein.

2. Klicke auf Create a new Zap.

2. HubSpot als Trigger festlegen

3. Wähle HubSpot als Trigger-App.

4. Wähle als Trigger-Event New Form Submission / Neues Formular eingereicht

   • Dieser Trigger wird z. B. bei Terminbuchungen oder Formularen ausgelöst.

5. Verbinde deinen HubSpot-Account, falls noch nicht geschehen.

   • Die Verbindung erfolgt über den HubSpot-API-Zugriff.

6. Wähle das gewünschte Formular oder Meeting aus.

7. Führe einen Test Trigger aus, um sicherzustellen, dass Daten empfangen werden.

3. Funnelspot-App in Zapier freischalten (falls noch nicht sichtbar)

8. Öffne in Funnelspot dein Dashboard.

9. Klicke auf Support.

10. Öffne die Wissensdatenbank.

11. Suche nach Zapier oder Funnelspot mit Zapier verknüpfen.

12. Öffne den Einladungslink zur Funnelspot-Zapier-App.

13. Klicke auf Accept invite & build Zap.

14. Danach steht Funnelspot als App in Zapier zur Verfügung.

4. Funnelspot als Action festlegen

15. Wähle Funnelspot als Action-App.

16. Wähle die neueste verfügbare Version der Funnelspot-App.

17. Wähle als Action-Event:

• Add or Update Contact

5. Funnelspot mit Zapier verbinden (API-Key)

18. Klicke auf Sign in to Funnelspot.

19. Öffne in einem neuen Tab deinen Funnelspot-Account.

20. Gehe zu Einstellungen → Business Profile.

21. Scrolle nach unten zu API-Schlüssel.

22. Klicke auf Kopieren.

23. Füge den API-Schlüssel in Zapier ein.

24. Bestätige die Verbindung.

6. Felder korrekt zuordnen (Field Mapping)

25. Ordne die Felder aus HubSpot den Funnelspot-Feldern zu.

26. Pflichtfeld:

• E-Mail-Adresse (muss korrekt gemappt sein, damit Kontakte erkannt werden).

27. Ordne weitere Felder zu, z. B.:

• Vorname

• Nachname

• Tags

• weitere Kontaktfelder

28. Fülle alle Pflichtfelder (mit Sternchen markiert) aus.

29. Setze das Feld Mark as a Lead auf true, wenn es sich um einen neuen Lead handelt.

7. Zap testen

30. Klicke auf Test Step.

31. Prüfe, ob ein Testkontakt erfolgreich an Funnelspot übertragen wurde.

32. Merke dir ggf. die Test-E-Mail-Adresse.

8. Zap veröffentlichen

33. Klicke auf Publish.

34. Der Zap ist jetzt aktiv und synchronisiert neue Kontakte automatisch.

9. Überprüfung in Funnelspot

35. Öffne Funnelspot.

36. Gehe in den Kontaktbereich.

37. Prüfe, ob der neue Kontakt aus HubSpot vorhanden ist.

38. Stelle sicher, dass:

• E-Mail korrekt übernommen wurde

• Lead-Status gesetzt ist

• Weitere Felder korrekt befüllt sind

Ergebnis / Erfolgskriterium

• Neue Terminbuchungen oder Formularanfragen aus HubSpot

• werden automatisch als Kontakte in Funnelspot angelegt oder aktualisiert

• ohne manuelle Datenübertragung

• und stehen sofort für E-Mail-Marketing & Automationen zur Verfügung

Hinweise & Best Practices

• Die E-Mail-Adresse ist der wichtigste Matching-Faktor.

• Nutze Add or Update Contact, um Dubletten zu vermeiden.

• Teste den Zap immer mit echten Beispieldaten.

• Änderungen an Formularen in HubSpot können Feldzuordnungen beeinflussen – danach Zap prüfen.