Verbesserung der E-Mail-Zustellbarkeit

SOP: Best Practices zur Verbesserung der E-Mail-Zustellbarkeit 

Ziel/Zweck
Diese SOP beschreibt alle notwendigen Schritte, um sicherzustellen, dass E-Mails zuverlässig im Posteingang ankommen. Durch diese Maßnahmen wird die Sender-Reputation verbessert, Spamfilter werden reduziert und die gesamte Deliverability (zu deutsch: Zustellbarkeit) steigt.

Voraussetzungen

• Zugang zu Domain-Einstellungen (DNS)
  
  

Kurze Erläuterung für besseres Verständnis:

Bounce - Eine E-Mail, die nicht beim Empfänger angekommen ist. Es gibt Soft Bounce und Hard Bounce. Soft Bounce heißt, die E-Mail ist temporär nicht erreichtbar (weil z. B. Postfach voll oder Server nicht verfügbar). Ein Hard Bounce bedeutet, dass die E-Mail nicht existiert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Dedizierte E-Mail-Versanddomain einrichten

• Eine separate Domain/Subdomain für den Versand nutzen (z. B. mail.deinedomain.de).

• Stärkt die Reputation und reduziert Spamfilterrisiken.

• DNS-Einträge wie SPF, DKIM und DMARC korrekt setzen.
  (Eine genaue Anleitung, wie du diese Dedizierte E-Mail einrichtest, erhältst du HIER.)

2. E-Mail-Validierung aktivieren

• Prüft E-Mail-Adressen vor dem Versand, ob diese prinzipiell korrekt sind

• Verhindert das Versenden an ungültige Adressen.

• Reduziert Bounce-Rates und schützt die Sender-Reputation.
  
  

3. Hard Bounces als ungültig markieren

• Alle Adressen, die dauerhaft nicht erreichbar sind, können gelöscht werden. 

• Verhindert erneute Fehlversuche und schützt die Zustellbarkeit 
  
  Filter für ungültige E-Mail Adressen: 

• 

Speichere dir diesen Filter als Smart Liste "Ungültige E-Mails" und schaue regelmäßig, ob du Kontakte hast, die keine gültige E-Mail Adresse haben. 

Dann kannst du auf das Häcken oben klicken, um alle in der Liste auswählen und auf den Eimer, um zu löschen 

Bestätige, dass du die Kontakte löschen möchtest:

Authentifizierung & Absender-Setup

1. Korrekte Absende-E-Mail verwenden

• Immer eine E-Mail-Adresse einsetzen, die zur Versanddomain gehört.

• Beispiel: newsletter@deinedomain.de

• Erhöht Vertrauen und verbessert Zustellbarkeit.

Rechtliches & Reputation

1. Immer einen Abmeldelink einbinden

• Rechtlich verpflichtend

• Reduziert Spam-Beschwerden

• Verbessert das Nutzererlebnis

• Ist automatisch in Funnelspot hinterlegt. Prüfe trotzdem in deinen Einstellungen: 

• 

2. Nicht an unengagierte Kontakte senden

• Kontakte, die lange nicht geöffnet oder geklickt haben, können regelmäßig bereinigt werden.

• Inaktive Adressen schaden der Sender-Reputation und verringern die Zustellrate.

• Setze dir ggf. einen Filter

Wir empfehlen einen Filter von mehr als 12 Monaten

Auch das kannst du dir wieder als Smart List speichern und regelmäßig überprüfen. 

Markiere die Kontakte und lösche sie danach (in diesem Beispiel ist die Smart List "ungültige E-Mails" ausgewählt, der Prozess ist aber gleich): 

bestätige die Löschung: 

Ergebnis / Qualitätscheck

• E-Mails landen zuverlässig im Posteingang (nicht im Spam).

• Sender-Reputation verbessert sich kontinuierlich.

• Bounce-Rate und Spam-Beschwerden bleiben niedrig.

• Authentifizierung aller E-Mails ist sichergestellt (SPF, DKIM, DMARC korrekt).

Fehlerquellen & Troubleshooting

• Hohe Bounce-Rate: E-Mail-Validierung nicht aktiv oder alte Listen genutzt.

• E-Mails landen im Spam: SPF/DKIM/DMARC prüfen, Versandvolumen reduzieren.

• Wenig Öffnungen: Möglicherweise unengagierte Kontakte → Liste bereinigen.

• DMARC-Fehler: Alignment prüfen (SPF und DKIM müssen zur Absenderdomain passen).