Allgemeine Einstellungen und Verfügbarkeiten im Kalender einrichten

SOP: Erweiterte Kalendereinstellungen in Funnelspot konfigurieren

Zweck der SOP

Diese SOP beschreibt, wie die erweiterten Kalendereinstellungen in Funnelspot korrekt konfiguriert werden, damit Terminbuchungen sinnvoll gesteuert, zeitlich begrenzt und realistisch planbar sind.

Zielgruppe

• Teammitglieder, die Kalender & Erstgespräche einrichten
  

• Kunden mit Zugriff auf die Kalendereinstellungen

Voraussetzungen

• Login in Funnelspot

• Ein bereits angelegter Kalender

• Zugriff auf Einstellungen → Kalender

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kalendereinstellungen öffnen

1. Logge dich in Funnelspot ein.

2. Öffne im linken Menü Einstellungen.

3. Klicke auf Kalender.

4. Wähle den gewünschten Kalender aus.

5. Klicke auf Edit / Kalender Bearbeiten
   
   
   

2. Allgemeine Kalendereinstellungen

Logo hinzufügen (optional)

6. Lade ein Kalender- oder Firmenlogo hoch. (1) 

   • Das Logo erscheint auf der Buchungsseite.

   • Optional, nicht zwingend erforderlich.

7. Trage einen Beschreibungstext für den Kalender ein. (2)

   • Empfohlen, um den Termin kurz zu erklären (z. B. Erstgespräch).
     
     

3. Meeting-Informationen  / Besprechnungsdetails festlegen

8. Lege Namen fest.

   • Dieser Titel erscheint auf der Buchungsseite (3) Beispiel: „Erstgespräch mit [Unternehmensname]“. 

   • Titel der Besprechungseinladung (4) steht später im Kalender
     
     Beispiel
     
     

Ort / Durchführung festlegen

9. Wähle, wo das Meeting stattfindet

   • Telefon

   • Zoom

   • Google Meet

10. Falls Zoom oder Google Meet:

    • Verknüpfe den entsprechenden Account (falls erforderlich).

11. Hinterlege ggf. eine Location oder zusätzliche Hinweise.

4. Farbgestaltung

12. Wähle eine Kalenderfarbe

    • Die Farbe beeinflusst die Darstellung des Termins im externen Kalender (z. B. Google Kalender).
      
      
      

5. Verfügbare Zeiten festlegen

Grundverfügbarkeit

13. Lege fest, an welchen Tagen und Uhrzeiten Termine buchbar sind.

    • Standard: Montag–Freitag, 08:00–17:00 Uhr.

Pausen einrichten

14. Definiere Pausen, z. B. Mittagspause:

    • Beispiel:

      • Verfügbar: 08:00–13:00 Uhr

      • Pause

      • Verfügbar: 14:00–19:00 Uhr
        
        

6. Weitere Einstellung neben Verfügbarkeit

• Look-Busy / "Als nicht verfügbar anzeigen" Funktion (5): 
  • Legt fest, wie viele Termine maximal sichtbar sind (z. B. 25%). Diese Funktion sorgt für künstliche Verknappung und verhindert, dass zu viele freie Termine sichtbar sind – besonders sinnvoll für Erstgespräche.
• Recurring meeting / Wiederkehrende Treffen (6)
  • Legt fest, ob es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt. Für Erstgespräche bei NEIN belassen
• Meeting interval / Besprechungsintervall (7)
  • In welchem Intervall werden Termine angezeigt. Für 30 Minunten Meetings können alle 30 Minuten ein Termin gebucht werden, bei Termine mit einer Stunde pro Stunde ein Termin. Beispiel: Ein Termin kann um 8 Uhr oder 8:30 Uhr oder 9 Uhr gebucht werden etc. 
    
• Meeeting Duration / Dauer der Besprechung (8)
  • legt fest, wie lange das Meeting an sich gehen soll
• Minimum scheduling notice / Mindestterminvorgabe (9)
  • legt fest, wie lange im Voraus eine Person einen Termin buchen kann. Stellst du einen Tag ein kann heute bzw. in den nächsten24 Stunden keine Person buchen. Stellst du 2 Stunden ein, kann ein Termin frühestens in 2 Stunden gebucht werden
  • Empfehlung: 24 Stunden Vorlaufzeit, damit kurzfristige Buchungen vermieden werden können
• Date Range / Datumsbereich (10) 
  • Legt fest, wie viele Tage im Voraus gebucht werden können. Empfohlene Best Practice:
    • Optimal: nächsten 3 Tage
    • Maximal: nächsten 7 Tage
    • Nicht empfohlen: mehr als eine Woche
    • Hintergrund: Zu lange Zeiträume erhöhen die No-Show (nicht erschienen) Quote, da Termine vergessen werden 
• Maximum bookings per day / Maximale Buchungen pro Tag (11) 
  • legt fest, wie viele Meetings pro Tag gebucht werden können (z. B. maximal 5 Termine). Sobald die Anzahl erreicht wird, wird der Tag automatisch gesperrt
• Maximum Bookings per Slot / Maximale Buchung pro Zeitfenster (pro Benutzer) (12) 
  • legt fest, wie viele Termine gleichzeitig, zur selben Uhrzeit gebucht werden können. Beispiel Wert 1: Um 10 Uhr kann nur eine Person den Termin buchen. Wert 5: um 10 Uhr können bis zu 5 Personen denselben Termin buchen - sinnvoll z. B. für Gruppentermine / Sprechsstunden / Q&A
• Pre buffer time / Vorlaufzeit (13) 
  • Ein Zeitfenster, das dir vor dem Termin geblockt wird. Beispiel 15 Minuten vor einem Termin wird die Zeit geblockt. Wird nicht empfohlen, da es zu großen Blockzeiten führen kann
• Post buffer time / Nachlaufzeit (14) 
  • Zeit, die nach dem Termin geblockt wird

7. Einstellungen speichern

Speichere alle vorgenommenen Einstellungen.

Ergebnis / Erfolgskriterium

• Kalender zeigt nur realistische, planbare Termine an

• Pausen, Pufferzeiten und maximale Termine pro Tag sind korrekt eingerichtet

• Terminbuchungen erfolgen innerhalb eines sinnvollen Zeitfensters

• No-Shows werden reduziert

• Kalender wirkt strukturiert und professionell

Hinweise & Best Practices

• Für Erstgespräche niemals zu viele Termine im Voraus freigeben.

• Look-Busy-Funktion gezielt einsetzen, um Nachfrage zu steuern.

• Post-Buffer-Zeit schützt vor Termin-Stress und Überbuchung.

• Änderungen regelmäßig prüfen, wenn sich Arbeitszeiten ändern.