Benachrichtigungen für Kalender festlegen

SOP: Termin-Benachrichtigungen (Reminder & Status-E-Mails) im Funnelspot-Kalender einrichten

Zweck der SOP

Diese SOP beschreibt, wie in Funnelspot automatische E-Mail-Benachrichtigungen für Termine eingerichtet werden – inklusive Bestätigung, Reminder, Absage-, Umbuchungs- und optionalen Follow-up-Mails.

Zielgruppe

• Teammitglieder mit Zugriff auf Kalendereinstellungen
  

Voraussetzungen

• Aktiver Funnelspot-Account

• Ein angelegter Kalender

• E-Mail-Domain in Funnelspot korrekt eingerichtet

• Optional: vorbereitete E-Mail-Templates

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Benachrichtigungen im Kalender öffnen

1. Logge dich in Funnelspot ein.

2. Gehe zu Kalender und dann zu Kalendereinstellungen

3. Öffne den gewünschten Kalender.

4. Klicke auf Notifications & Additional Options / Benachrichtigungen und zusätzliche Optionen
   
   

   

   

2. Empfängerarten verstehen

Du kannst Benachrichtigungen an unterschiedliche Empfänger senden (sollten diese ausgegraut sein, musst du die Benachrichtigung erst aktivieren) :

• Contact / Konakt
  → die Person, die den Termin gebucht hat

• Assigned User / Zugewiesener Benutzer
  → der zuständige Mitarbeiter (z. B. du oder Vertrieb)

• Additional Emails / Weitere Empfänger
  → zusätzliche E-Mail-Adressen (optional)

Für Erstgespräche ist in der Regel Contact/Kontakt relevant.

Sind die Felder ausgegraut, musst du den Schieberegler erst auf Aktiviert setzten

3. Bestätigungs-E-Mail an den Kontakt einrichten

6. Wähle die Benachrichtigung Appointment booked – Status confirmed / Termin gebucht (Status bestätigt)

7. Lege den E-Mail-Betreff (1) fest (z. B. „Dein Termin ist gebucht“).

8. Optional: Icons im Betreff verwenden.

9. Wähle ein E-Mail-Template / E-Mail Vorlage (2) aus (empfohlen).

   • Alternativ: Inhalt manuell schreiben.

10. Nutze Variablen (Orange umrahmt, (3) z. B. Name, Datum, Uhrzeit), damit Inhalte automatisch personalisiert werden.

11. Lege die Absenderadresse (4, 5)  fest (idealerweise eine Domain-Adresse).

12. Sende optional eine Test-Mail (6) 

13. Speichere die Einstellungen.
    
    

Hinweis:
Status „Not confirmed“ ist meist irrelevant, wenn Termine automatisch bestätigt werden.

4. Weitere automatische Status-Mails konfigurieren

Richte bei Bedarf folgende E-Mails ein:

14. Cancellation / Absage (7)

    • Wird versendet, wenn ein Termin abgesagt wird.

15. Reschedule notice / Verschieben (8)

    • Wird versendet, wenn ein Termin verschoben wird.

16. Follow-up-Mail  (9) (optional)

    • Wird nach dem Termin versendet (z. B. Zusammenfassung, Links).

5. Reminder-E-Mails / Erinnerung vor dem Termin einrichten (10) 

17. Öffne den Bereich Reminder Notifications.

18. Lege fest, wann Reminder versendet werden sollen, z. B.:

    • 10–15 Minuten vor dem Termin

    • 1 Stunde vorher

    • 1 Tag vorher

19. Verwende für Reminder ebenfalls Templates und Variablen.

20. Speichere jede Reminder-Einstellung.

Best Practice:
Mindestens ein Reminder 10–15 Minuten vorher, optional zusätzlich 1 Tag vorher.

6. Kalender-Einladungen von Google/Outlook steuern

21. Prüfe die Option Allow Google or Outlook calendar to send invitation. // "Aktivieren Sie Google... um Einladungs- & Aktualisierungs-E-Mails an Teilnehmer zu Uploaden" 

22. Empfehlung:

    • Deaktivieren, um doppelte Benachrichtigungen durch Google/Outlook zu vermeiden.

23. Optional aktivieren und testen, wenn externe Einladungen gewünscht sind.
    
    
    

7. Stornierungs- & Umbuchungsregeln festlegen

24. Lege fest, bis wann Termine:

    • abgesagt

    • verschoben
      werden dürfen.

25. Empfohlene Einstellung:

    • Keine Absage/Umbuchung innerhalb von 24 Stunden vor dem Termin.

26. Aktiviere Absagefunktionen trotzdem, um No-Shows zu vermeiden.
    
    
    

8. Zusätzliche Hinweise einfügen

27. Trage unter Additional Notes optionale Zusatzinfos ein.

    • Diese werden an die E-Mail-Benachrichtigungen angehängt und sind im Termin zu sehen

9. Einstellungen speichern

28. Prüfe alle Benachrichtigungen.

29. Speichere die Kalendereinstellungen.

Ergebnis / Erfolgskriterium

• Kontakte erhalten automatisch:

  • Terminbestätigung

  • Reminder vor dem Termin

  • Benachrichtigungen bei Absage oder Umbuchung

• No-Shows werden reduziert

• Termine sind klar kommuniziert und professionell begleitet

Hinweise & Best Practices

• Immer mit Templates und Variablen arbeiten, nicht mit Freitext.

• Reminder sind kein Nice-to-have, sondern Pflicht.

• Domain-Absender nutzen, sonst landen Mails im Spam.

• Absagefristen schützen deine Zeit – auch wenn sie unbequem sind.