E-Mail Benachrichtigungen für deine Community einstellen

SOP: E-Mail-Benachrichtigungen für deine Community einstellen

Zweck der SOP

Diese SOP beschreibt, wie du in Funnelspot die E-Mail-Benachrichtigungen für deine Community konfigurierst – inklusive Einladungen, Status-Mails, Aktivitäts-Notifications und Kurs-Benachrichtigungen.

Zielgruppe

• Funnelspot-Community-Admins

• Coaches, Berater:innen, Kursanbieter:innen

• Teammitglieder mit administrativem Zugriff

Voraussetzungen

• Aktiver Funnelspot-Account

• Mindestens eine erstellte Community

• Admin-Rechte im Kundenportal / Community-Bereich

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. E-Mail-Settings für Communities öffnen

1. Logge dich in Funnelspot ein.

2. Gehe zu Mitgliedschaften.

3. Klicke auf Kundenportal.

4. Öffne Einstellungen.

5. Wechsle zu E-Mail Settings / E-Mail Einstellungen

6. Öffne den Tab Communities.
   
   
   

Wichtige Info: In Klammer hinter der jeweiligen Benachrichtigung steht, an wen die Nachricht geht. Benutzer sind immer die Mitglieder deiner Community, Admin die Personen, die deine Community verwalten (zunächst wirst das du sein, du kannst aber auch deine Mitarbeitenden als Admins einfügen).

2. Einladungs-E-Mails prüfen & anpassen (1)

7. Öffne die Invitation E-Mail / Gruppeneinladung per E-Mail

8. Prüfe den Inhalt der Standard-Mail (meist Englisch).

9. Optional:

   • Erstelle eine eigene, angepasste E-Mail.

   • Hinterlege sie als Standard.

Hinweis:
Standard-Mails funktionieren technisch einwandfrei, können aber in Tonalität und Sprache angepasst werden.

3. Status-E-Mails konfigurieren (2)

10. Prüfe die E-Mails für die einzelnen Benachrichtungen

11. Passe Inhalte bei Bedarf an:

    • Sprache

    • Tonalität

    • Branding

4. Aktivitäts-Benachrichtigungen einstellen (3) 

12. Konfiguriere E-Mails für die Aktivitäten

13. Entscheide bewusst, welche Benachrichtigungen aktiv sein sollen.

Hinweis:
Mehr Benachrichtigungen = mehr Logins
Zu viele Benachrichtigungen = E-Mail-Müdigkeit

5. Kurs-Benachrichtigungen verwalten (4) 

14. Prüfe die Learning Alerts / Lern-E-Mails (Kurse) 
    

15. Optional:

    • Inhalt anpassen

    • Tonalität auf deine Zielgruppe abstimmen

6. Rollen- & Admin-Benachrichtigungen

17. Prüfe Benachrichtigungen für:

    • Rollenänderungen (z. B. Mitglied → Admin)

18. Passe diese bei Bedarf an oder lasse sie aktiv.

7. Einstellungen speichern

19. Speichere alle vorgenommenen Änderungen.
    
    

Ergebnis / Erfolgskriterium

• Community-Mitglieder erhalten relevante E-Mail-Benachrichtigungen

• Einladungen & Status-Mails sind klar und verständlich

• Aktivität in der Community wird gefördert

• E-Mail-Kommunikation passt zur Marke

Hinweise & Best Practices

• Nicht jede Benachrichtigung muss aktiv sein.

• Einladung & Kurs-Mails sind besonders wichtig.

• Aktivitäts-Mails gezielt einsetzen, nicht inflationär.

• Sprache & Tonalität an Zielgruppe anpassen.