Follow Up E-Mails nach Terminbuchung unterbrechen

Automatisierung stoppen, sobald ein Termin gebucht wurde

Zweck

Wer sich einen Termin gebucht hat, soll keine weiteren Follow-up-E-Mails mehr bekommen, die auf genau diesen Termin pitchen. So vermeidest du Spam und siehst gleichzeitig, nach welcher E-Mail sich die meisten Leute einen Termin buchen.

Zielgruppe

• Funnelspot-Nutzer mit E-Mail-Follow-up-Sequenzen (z. B. nach einem Leadmagneten oder einer Eintragung)
• Technischer Kenntnisstand: Mittel

Voraussetzungen

• Ein Kalender ist angelegt (z. B. “Kurzes Erstgespräch”)
• Eine bestehende Automatisierung mit Follow-up-E-Mails, die auf den Termin pitchen

Prozessüberblick

1. Neue Automatisierung “Termin gebucht” anlegen
2. Trigger “Vom Kunden gebuchter Termin” mit Kalender-Filter einrichten
3. Aktion: Schlüsselwort (Tag) vergeben
4. Automatisierung speichern & veröffentlichen
5. In der Follow-up-Automatisierung vor jeder E-Mail eine Wenn-Sonst-Abfrage einbauen
6. Folgende E-Mails in den “Kein Termin”-Zweig verschieben

Schritt 1: Neue Automatisierung anlegen

1. Gehe zu Automatisierungen.
2. Klicke auf Arbeitsablauf erstellen → Neu beginnen.
3. Benenne den Workflow um, z.B. Termin gebucht – Kalender Erstgespräch.

Schritt 2: Trigger einrichten

1. Klicke auf Neuen Trigger hinzufügen.
2. Suche und wähle Vom Kunden gebuchter Termin.
3. Lass die Standardeinstellungen unverändert.
4. Klicke auf Filter hinzufügen → wähle Im Kalender.
5. Wähle deinen Kalender aus (z.B. Kurzes Erstgespräch).
6. Klicke auf Trigger speichern.

Schritt 3: Schlüsselwort vergeben

1. Klicke auf Neue Aktion hinzufügen → Schlüsselwort hinzufügen.
2. Lege ein neues Schlüsselwort an, z.B. Lead Termin gebucht Erstgespräch.
3. Klicke auf Aktion speichern.

Wichtig: Benenne das Schlüsselwort eindeutig, damit du sofort erkennst, um welchen Termin/Kontakt es sich handelt.

Schritt 4: Speichern & veröffentlichen

1. Speichere die Automatisierung.
2. Stelle sie auf Veröffentlichen.

Wichtig: Ohne Veröffentlichen bekommt niemand den Tag.

Schritt 5: Abfrage in der Follow-up-Automatisierung einbauen

1. Öffne deine Follow-up-Automatisierung.
2. Klicke auf das + direkt vor der ersten E-Mail, die nach dem ersten Termin-Pitch kommt (z.B. vor Follow-up-E-Mail 2).
3. Wähle Wenn/Sonst.
4. Benenne den Zweig, z.B. Termin Erstgespräch gebucht.
5. Bedingung: Kontaktdetails → Standardfelder → Tag.
6. Operator: enthält → Schlüsselwort Lead Termin gebucht Erstgespräch auswählen.
7. Klicke auf Aktion speichern.

Schritt 6: E-Mails in den richtigen Zweig verschieben

Das System hängt die folgenden E-Mails automatisch an den “Termin gebucht”-Zweig – das ist falsch.

1. Klicke bei der nachfolgenden Follow-up-E-Mail auf die drei Punkte.
2. Wähle Alle Aktionen von hier verschieben.
3. Verschiebe sie in den Sonst-Zweig (= kein Termin gebucht).
4. Der “Termin gebucht”-Zweig bleibt leer → Kontakt verlässt die Automatisierung.

5. Wiederhole Schritt 5 + 6 vor jeder weiteren Follow-up-E-Mail (E-Mail 3, 4, …).

Häufige Fehler & Lösungen

Ergebnis-Check

• Testbuchung im Kalender → Kontakt erhält das Schlüsselwort
• Vor jeder Follow-up-E-Mail gibt es eine Wenn/Sonst-Abfrage
• “Termin gebucht”-Zweig endet ohne weitere Aktionen
• Alle E-Mails liegen im Sonst-Zweig

Best Practices

• Abfrage vor jede E-Mail setzen statt nur einmal – so siehst du, nach welcher E-Mail die meisten buchen (Zahlen, Daten, Fakten für deine Optimierung).

Ergebnis

Kontakte, die einen Termin gebucht haben, fliegen automatisch aus der Follow-up-Sequenz – kein Spam mehr, und du hast messbare Daten zur Wirkung jeder E-Mail.

Bei Fragen: support@funnelspot.io