E-Mails automatisiert versenden

Erstellt von Florian König, Geändert am Mi, 28 Jan um 7:14 NACHMITTAGS von Bianca Kurras

SOP: Automatisierte E-Mail nach Formular-Eintrag mit Template versenden

Ziel der SOP:
Diese SOP zeigt dir, wie du nach dem Absenden eines Formulars automatisch eine professionelle E-Mail mit einem vordefinierten Template versendest – z. B. zur Auslieferung eines Lead-Magneten.

Voraussetzungen:

Tag ist bereits erstellt
E-Mail-Templates sind angelegt oder geplant
Versandadresse, Absendername und Betreffzeile stehen fest

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Workflow mit Formular-Trigger vorbereiten

Lege eine neue Automation / einen neuen Workflow an.
Wähle als Auslöser: „Tag hinzugefügt“.
Speichere die Trigger-Einstellung.

2. Aktion: E-Mail versenden hinzufügen

Klicke unterhalb des Triggers auf „Aktion hinzufügen“ → „E-Mail senden“.
Gib der E-Mail einen eindeutigen Namen (z. B. „LM_A_Bestätigung“).
Trage Absendernamen und E-Mail-Adresse ein

3. E-Mail-Template verwenden (empfohlen)

Wähle „Vorlage verwenden“, statt eine leere Mail zu schreiben.
Nutze bereits vorbereitete Templates (z. B. „Follow-up 1“, „Bestätigungsmail A“).
Kopiere das gewünschte Template.
Passe bei Bedarf Texte, Bilder und Footer an.
Sende dir selbst eine Testmail.
Speichere die Aktion.

4. Weitere E-Mails einbauen (z. B. Follow-up)

Füge nach der ersten E-Mail eine Wartezeit ein (z. B. „1 Tag warten“).
Danach: neue Aktion → „E-Mail senden“.
Wähle z. B. „Follow-up 2“ als Vorlage aus.
Trage wieder Name, Absender & Betreff ein.
Speichere und teste die Mail.
Wiederhole diesen Schritt für weitere Follow-ups.

5. Workflow finalisieren

Speichere den gesamten Workflow regelmäßig.
Veröffentliche die Automation.
Teste den Prozess mit einem echten Formular-Eintrag.
Prüfe, ob E-Mails korrekt ankommen und ob Links funktionieren.

Hinweise & Best Practices

Templates erleichtern die Gestaltung, sorgen für rechtssichere Footer und sparen Zeit.
Teste alle E-Mails vor der Veröffentlichung auf Mobilgeräten.
Hinterlege für jedes Template eine Versionierung oder klare Namenskonvention (z. B. „LM_A_01“, „LM_A_02“).
Verwende sprechende Namen für Aktionen, um in großen Automationen den Überblick zu behalten.
Wenn du mehrere Leadmagnete hast, lege separate Workflows und Templates an.