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SOP: Automatisierten Workflow zur Lead-Magnet-Auslieferung erstellen

Ziel der SOP:
Diese Anleitung zeigt, wie du in deinem E-Mail-Marketing-Tool einen automatisierten Workflow aufbaust, um:

• Leads aus einem Formular einzusammeln,

• automatisch eine Bestätigungsmail zu versenden,

• Folgeaktionen (Tag, weitere E-Mails etc.) einzurichten,

• den Workflow sauber zu benennen, zu strukturieren und einem Ordner zuzuweisen.

Voraussetzungen:

• Lead-Magnet-Formular ist bereits erstellt
  

• Inhalte für E-Mails und Tags sind definiert

• Vorlagen oder Templates für E-Mails vorhanden (optional)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Workflow-Dashboard öffnen

1. Navigiere zum Bereich Automatisierung / Workflows.

2. Klicke oben auf „Arbeitsablauf erstellen"

3. Erstelle bei Bedarf Ordner, um Workflows thematisch zu sortieren (z. B. „Bestätigungsmails“, „Produkt-Auslieferung“, „Follower-Prozesse“).
   
   

2. Neuen Workflow anlegen

4. Klicke auf „Neu beginnen" oder wähle ggf. eine Vorlage/Importfunktion.

5. Benenne den Workflow oben eindeutig, z. B. „Leadmagnet – Bestätigungsmail“. (5, orange)
   
   
   

3. Workflow-Einstellungen anpassen (2, orange)

6. Lege in den Einstellungen fest:

   • Können Kontakte mehrfach durchlaufen? (Bild unten 1, rot)

   • Zeitzone des Kontakts? (Bild unten 2, rot)

   • Absenderadresse der E-Mail? (Bild unten 3, rot)

7. Optional: Prüfe den Verlauf (History, 3 orange), um Kontakte oder frühere Ausführungen (Ausführungsprotokolle, 4 orange) einzusehen.
   
   
   

4. Auslöser festlegen

8. Wähle als Trigger: „Formular wurde ausgefüllt“.

9. Gib an, welches Formular (z. B. „Lead-Magnet Freebie XY“).

10. Speichere den Trigger.
    
    

5. Aktionen im Workflow definieren

11. Klicke auf „Aktion hinzufügen“ → wähle:

    • Kontakt anlegen (wird nicht im Video gezeigt)

    • Tag vergeben: z. B. „Leadmagnet_XY“

    • E-Mail senden: z. B. „Bestätigungsmail Freebie“

12. Wähle die passende Vorlage oder erstelle die Mail neu.

13. Schicke dir eine Testmail zur Kontrolle.
    

    
    

    Trage ein, welche Felder du benötigst. Es können nur die Felder ausgefüllt werden, die auch im Formular abgefragt werden.
    
    Grüner Rahmen: Diese Felder werden angelegt oder bei bestehenden Kontakten aktualisiert. Oranger Rahmen: Diese Felder sind aus dem Formular. Nimm keine Veränderung an den Klammern oder dem Text in den Klammern vor, sonst kann keine korrekte Zuordnung stattfinden.
    
    Tag (Kontakt Kurzbezeichnung) hinzufügen - der Tag muss bereits erstellt sein:
    

    E-Mail hinzufügen

    E-Mail testen:
    
    6. Warten & nächste Schritte

14. Füge eine Wartezeit ein (z. B. „1 Tag warten“).

15. Danach weitere Aktionen:

    • Nächste E-Mail senden (z. B. „Tag 2: Story + Angebotsteaser“)

    • Weitere Tags vergeben

    • Webhooks an Tools wie Zapier übergeben (z. B. für CRM-Weitergabe)

    • Interne Benachrichtigung an dein Team senden
      
      

7. Workflow speichern & veröffentlichen

16. Klicke auf „Speichern“ – regelmäßig während der Erstellung!

17. Stelle den Workflow auf „Veröffentlicht“.

18. Ziehe den Workflow in den passenden Ordner (z. B. „Bestätigungsmails“).

19. Überprüfe:

    • Status: „Aktiv?

    • Wie viele Kontakte aktuell drinnen?

    • Wann wurde der Workflow zuletzt geändert?

Hinweise & Best Practices

• Immer klar benennen: Nutze z. B. die Struktur Zweck – Zielgruppe – Aktion für Workflownamen.

• Teste den kompletten Ablauf einmal selbst mit einem Dummy-Kontakt.
  

• Nutze Vorlagen für E-Mails und baue Templates für häufige Abläufe.

• Alle Workflows sollten einem Ordner zugeordnet sein – für klare Übersicht im Team.